Gdje griješimo prilikom davanja feedbacka?

U poslovnom okruženju redovito davanje povratnih informacija kolegama, nadređenim i podređenim osobama preduvjet je poslovni uspjeh i otvorene komunikacije.

O važnosti povratne informacije ne treba previše govoriti, a vjerujemo da su danas apsolutno svi uvidjeli da je ona neizostavan i svakodnevni dio života i rada. Često ćemo davanje povratnih informacija staviti samo u kontekst bolje učinkovitosti rada, izvršenja zadataka, usmjeravanja zaposlenika…

Nekome je davanje feedbacka urođeno, netko može imati izvjesne izazove oko toga.

Zašto stvari polaze krivo?

Kod podučavanja davanja povratne informacije, na više razina stvari mogu otići krivo. Da je otišlo u krivom smjeru, možemo zaključiti i iz toga što je ljude stalno potrebno podučavati davanju povratnih informacija.

Prvi problem koji imamo je davanje negativnih povratnih informacija.

Dalje, obostrani problem (i kod davatelja i kod primatelja povratne informacije) može biti nepostojanje dovoljne razvijenosti vještine aktivnog slušanja.
Sljedeći problem može biti velika razlika u specifičnim znanjima odnosno iskustvu, objavio jeVođa.

Poslovno iskusniji ljudi (a pretpostavka je da su lideri poslovno iskusniji ljudi) često imaju bogatiji vokabular i složenije ideje koje žele prenijeti, što može biti izazovno za komunikaciju s ljudima koji imaju manje riječi ili manje razumiju složenije koncepte. Također, često možemo imati tendenciju pretpostaviti da drugi razumiju ono što mislimo, što će redovito dovesti do pogrešnih zaključaka ili nerazumijevanja u komunikaciji.

U takvim situacijama potrebno je razviti vještine kao što su jasnoća, jednostavnost i empatija u komunikaciji kako bi se bolje uspostavili s drugima. Kod povezivanja s drugima važno je istaknuti vještinu pregovaranja.

Vještina pregovaranja

Pregovaranje je ljudska vještina (soft skill) koja uključuje sposobnost učinkovite komunikacije, aktivnog slušanja i pronalaženja zajedničkog jezika s drugima kako bi se postigao obostrano prihvatljiv dogovor ili rješenje problema. Pregovaranje se može opisati kao razgovor čiji je jedini cilj, prije svega, postizanje razumijevanja, a potom i ‘međusobnog dogovora’. Zajednički dogovor često uključuje puno kompromisa.

Učinkovito pregovaranje zahtijeva niz vještina, uključujući aktivno slušanje, komunikaciju, rješavanje problema i empatiju. Kod ‘pregovaranja’ moramo biti u stanju razumjeti potrebe i ciljeve, kako sebe tako i druge strane. Da bi pregovaranje bilo uspješno moramo biti sposobni komunicirati svoje potrebe i ciljeve jasno i uvjerljivo, ali i istovremeno sposobni biti slušati i razumjeti potrebe i ciljeve druge strane.

O važnosti vještine pregovaranja (isto kao i davanja povratne informacije) nije potrebno puno govoriti. Pregovaranje je bitno u svim područjima života, uključujući posao, politiku i osobne odnose. Sposobnost učinkovitog pregovaranja može dovesti do uspješnijih ishoda i čvršćih odnosa s drugima. Pregovaranje je ključna liderska vještina.

Povratna informacija vs komunikacija vs emocionalna inteligencija

Kod (podučavanja) davanja feedbacka rijetko razmišljamo o emocionalnoj inteligenciji i općenito vještini komunikacije i kod davatelja i kod primatelja.
Dok se komunikacija odnosi na razmjenu informacija između dvije ili više strana, a davanje povratnih informacija je specifična vrsta koja uključuje davanje informacija o njegovom učinku ili općenito ponašanju i djelovanju (nevezano nužno za posao), a jedan i drugi način komuniciranja uključuju različite metode, poput govora. , pisanja ili neverbalnih znakova. Iako se povratne informacije mogu dostaviti u različitim oblicima poput pisanih ili usmenih komentara, pisanih izvješća ili ocjena i dalje je komunikacija ‘samo’ širi okvir povratnih informacija.

U načelu, povratna informacija se može smatrati ‘posljedicom’ komunikacije. Međutim, važno je napomenuti da je povratna informacija samo jedan aspekt komunikacije i da učinkovita komunikacija može uključiti širok raspon drugih čimbenika kao što su aktivno slušanje, neverbalna komunikacija i korištenje odgovarajućeg jezika i tona.

Komunikacija kao problem?

Sveopća digitalizacija neupitno je donijela (i) neke dobre promjene. Brzina i dostupnost, veliki broj kanala komunikacija, bolja globalna povezanost, lakša dostupnost informacija, međutim dovodi se u pitanje povećana količina komunikacija te izazovi u interpretaciji.

Što se tiče količine informacija, uzmite ako za usporedbu vaše djedove i bake koji su na izbor imali (većinu života) jedan ili dva televizijska programa, nekoliko radijskih programa i jedne ili dvije dnevne novine koje su više ili manje pažljivo pročitali. Postavlja se pitanje koliko smo mi evolucijski napredovali s obzirom na povećanu količinu informacija.

Međutim, uz sve dobre stvari, digitalizacija donosi možda i ozbiljnije probleme. Mijenja nas na psiho-socijalnoj razini.

U digitalnoj komunikaciji nedostaje ‘ljudski dodir’ te postoji odsutnost neizravnih oblika komunikacije, kao što su izrazi lica, tona i govora tijela što nam može stvoriti osjećaj nepovezanosti i nedostatka autentičnosti.

Sljedeći gotovo siguran problem je u interpretaciji, gdje može doći do nesporazuma jer su interpretacije poruka subjektivne i mogu varirati od osobe do osobe. To može stvoriti probleme u razumijevanju poruka i izazvati zabunu.

U digitalnoj komunikaciji često će doći do nedostatka konteksta u kojem se poruka izražava, a to može dovesti do pogrešnog tumačenja poruke.
S obzirom na trendove udaljenog načina rada, ulaska istog u korist bilo bi preoptimistično (i opasno?) govoriti o izolaciji gdje prekomjerna uporaba digitalnih alata može dovesti do izolacije, jer umjesto da se ljudi osobno povezuju oni se, oslanjajući se na digitalne alate, sve više otuđuju kako od suradnika, timova tako i od obitelji.

Sve to posljedično će dovesti do smanjenja vještina komunikacije uživo, jer vještine možemo naučiti, ali ako ih ne vježbamo, lako ćemo ih ‘izgubiti’.
Uzimajući u obzir sve navedeno, teško je ne razmišljati o svemu navedenom u trenutku davanja povratne informacije, koja bi svakako trebala biti uživo. Dobro ako se radi o negativnim povratnim informacijama.

Ljudima je urođen strah od sukoba

Iako na davanje povratnih informacija često gledamo u smislu poboljšanja performansi, ono je vrlo važan aspekt izgradnje povjerenja.

Također, pružanje povratnih informacija dvosmjeran je proces i zahtijeva od pojedinca da bude